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コンサルタントコラム

2015年8月19日

◆ 多くの新入社員に伝えている仕事の基本「タスクブレイク」 ◆


やらなければいけないとわかっているけど、なかなか手を付けられない仕事が
ある。その状態に陥るといい気持ちではないし、ややもするとできない自分を
責めてしまう。かく言う私自身もこういった経験は何度かある。

「手をつけやすい仕事から取り掛かって結局後回しに…」
「気が重くてやる気が起きない…」

そんな風に、自分の「人格」や「やる気」のせいにする前に、やるべきことが
ある。それが今回紹介する「タスクブレイク」という、仕事を進める上での
一つのコツだ。

以下の内容は毎年、色々な会社の新入社員研修で伝えている。
新入社員からベテランの方まで、改めて頭の整理になれば幸いである。
なかなか手をつけられない仕事に取り掛かりやすくするための手順は、大きく
4つのステップに分けられる。

■ステップ1:タスクブレイクする
まず登場するのが「タスク(=仕事・塊)ブレイク(=砕く)」である。
一目で何をすればいいかわかる仕事であればタスクブレイクする必要はないが、
多くの仕事は塊になっている。例えば「企画書をつくる」というタスクも様々
なパーツででき上がっている。

「企画書を作る」で進まない場合は、自身が何をすればいいのか分かるレベル
にまで、細かく砕くのがまず行うべきことだ。例えば、「クライアントへの提
案企画資料をつくる」をタスクブレイクすると以下のようになる。

1)提案資料の目的・着地を考える
2)目次を作る
3)各ページのサマリーをまとめる
4)上司に企画書の方向性を確認する
5)各ページを裏付けるデータを収集する
6)デザイン・レイアウトをまとめる
7)上司に最終確認をもらう

■ステップ2:期限を設ける
タスクブレイクをしたら、最終締め切りや目的から逆算して各タスクに締め切
りを設けていく。例えば、先ほどの「企画資料作成」の期限が「9月7日」だと
すると…

1)提案資料の目的・着地を考える(8月20日)
2)目次を作る(8月24日)
3)各ページのサマリーをまとめる(8月26日)
4)上司に企画書の方向性を確認する(8月27日)
5)各ページを裏付けるデータを収集する(8月31日)
6)デザイン・レイアウトをまとめる(9月3日)
7)上司に最終確認をもらう(9月4日)

ここでポイントとなるのは、「余裕を持たせる」ということだ。「予定は未定」
と言われるように、不測の事態なども計算に入れて逆算していくことを忘れて
はいけない。

■ステップ3:スケジュール帳に書き込む
締め切りを決めた7つのタスクを「いつ」行うのか、手帳のスケジュールに
書き入れる。例えば、「1)提案資料の目的・着地を考える」という考える
作業も

「8月20日 15時〜16時 提案資料の目的・着地を考える」

と「予定」としてスケジュールを組んでしまうのがコツである。

■ステップ4:関係者に共有する
もしも、複数人で進める仕事であれば上記の1)2)、場合によっては3)を
共有する必要がある。共有することで、メンバー内でのToDoや期限のズレがな
くなる。

以上の4つのステップは誰でも知っているような仕事の基本だ。しかし、知って
いるとやっているでは雲泥の差がある。
もしも思うように仕事が進まないということがあれば、基本に立ち返ってみる
のはいかがだろうか。

株式会社フェイス総合研究所 取締役上席コンサルタント 針生 英貴